База данных или таблица?

Тема: Бизнес  |   Дата: 22.06.2015   |  Автор: Александр Длабик

Сравнение БД и таблиц

Одной из причин, почему во многих компаниях для работы с данными избегают использовать Microsoft Access, является непонимание разницы между электронными таблицами и базами данных. Это приводит к тому, что сотрудники компании считают абсолютно естественным хранить информацию о клиентах, продажах и заказах именно в таблицах, а не в базе данных. Результатом такого подхода часто является утрата и порча файлов, случайная перезапись нужной информации, трудности в администрировании и управлении таблицами и содержащимися в них данными.

Обладая минимальным объемом знаний о базах данных и сферах их применения в малом и среднем бизнесе, легко понять, когда можно воспользоваться таблицами, а когда следует создавать базу данных.

Здесь важно понимать, что представляет собой база данных. Тем более, что даже те сотрудники, которые уже обладают некоторым опытом знакомства с базами данных, зачастую также не могут взять в толк, чем же они отличаются от простых таблиц. Поэтому, давайте уделим несколько минут знакомству с базами данных, чтобы понять разницу между ними и электронными таблицами.

Организация данных

Вероятно, самым очевидным отличием таблицы от БД является способ организации данных. Если данные в наборе единообразны, то таблица подходит как нельзя лучше. Например, если в течение года требуется отслеживать ежемесячную прибыль компании, то таблица окажется идеальным решением.

В отличие от таблицы, база данных обладает реляционной структурой. Это значит, что один набор данных соотносится с другими наборами данных.

Например, нужно отследить месячную прибыль компании за пять последних лет и сравнить ее с прибылью ближайших конкурентов за тот же самый период. В этом случае свести данные в одну результирующую таблицу было бы весьма непросто, если вообще возможно. В то же самое время, базы данных обладают для таких целей встроенным языком запросов и средствами генерации отчетов.

Сложные данные

Табличные данные просты и однотипны. Их легко добавлять и легко удалять. Если все, что вам нужно, это несколько строк и столбцов, то здесь лучше всего подходит именно таблица.

Базы данных, напротив, предназначены для хранения самых разных типов данных, которые, к тому же, соотносятся с другими хранящимися в БД данными.

Например, если информация о клиентах компании состоит из нескольких тысяч табличных строк, то очевидно, что эти сведения нужно организовать в базу данных.

Дублирование информации

Если данные меняются, но при этом относятся к одному и тому же событию и сам тип данных остается неизменным, то информация также остается однотипной. В таких случаях база данных не требуется.

Примером может служить количество годовых продаж, разбитых по отчетным периодам. В этом случае нет дублированной информации, поскольку отчетные периоды разные.

В случае же, если одна часть данных должна остаться неизменной (например, клиентская информация), а другая постоянно обновляться (заказы, поступления платежей), база данных окажется весьма кстати. Такого рода события состоят из множества компонентов и, чтобы эффективно их отслеживать, обычно требуется БД.

Основные цели

Таблицы хороши для разовых событий, не требующих учета множественных аспектов. Для проектов, состоящих из двух таблиц или диаграмм, где нужно посчитать результаты и вычислить проценты, редактор электронных таблиц, очевидно, самое лучшее решение.

Базы данных, в свою очередь, предназначены для долговременных проектов и в случаях вероятного повторного использования данных. База данных требуется также и при наличии многочисленных примечаний и комментариев.

Количество пользователей

Количество пользователей может сыграть решающую роль в выборе между электронными таблицами и базами данных.

Если пользователей немного (3-6), то таблицы придутся весьма кстати. Но если проект требует наличия большого количества участников, то таблицы здесь не подходят из-за сложности отслеживания внесенных изменений. Даже если сейчас в отделе 1-2 сотрудника, учтите, что в будущем их может оказаться гораздо больше.

Чем большее число пользователей работает с данными, тем с большей долей вероятности вам понадобятся базы данных.

Кроме того, следует принимать во внимание и соображения безопасности. Чем больше в компании чувствительной информации, тем лучше должна быть организована ее защита, а это значит, что база данных станет здесь гораздо более удачным выбором.