Microsoft Access для малого бизнеса

Тема: Бизнес  |   Дата: 08.06.2015   |  Автор: Александр Длабик

Баз данных Microsoft Access

В большинстве компаний достаточно хорошо знакомы с возможностями Microsoft Word и Excel, но понимание возможностей Microsoft Access, как правило, остается за кадром. Идея создания и поддержки базы данных многим кажется неоправданной тратой драгоценных вычислительных ресурсов. Тем не менее, эта программа баз данных может дать малому бизнесу огромные преимущества, особенно когда речь заходит о перспективах роста и развития.

Microsoft Access обеспечивает гораздо более надежные способы работы с данными, чем Excel или Word. Хотя Access требует больше времени на свое освоение, в будущем эти затраты окупятся с лихвой.

Все необходимые бизнесу данные могут теперь храниться в одной программе и работа с этими донными значительно упрощается. Умение предприятий малого бизнеса работать с Microsoft Access способствует максимальному раскрытию всех, доселе скрытых, возможностей.

Если же вы до сих пор работали исключительно с электронными таблицами, то можете легко сконвертировать их в базу данных Access.

Работа с информацией о клиентах

База данных позволяет отслеживать всю необходимую информацию по каждому из клиентов, включая адреса, заказы, счета, фактуры, платежи. Поскольку информация о клиентах является критичной, соответственно должны быть приняты необходимые меры безопасности.

По мере знакомства пользователей с системой они смогут работать и с более продвинутым функционалом, таким, например, как связанные запросы.

Сотрудники могут верифицировать информацию о новых клиентах, планировать маршруты доставки, работать со счетами-фактурами и электронной почтой.

Хранение и обновление информации о клиентах в Access гораздо более надежно, чем в электронных таблицах или текстовых документах, кроме того, значительно упрощается управление этой информацией.

Работа с финансовыми документами

Часто для работы с финансовой документацией компании отдельно закупают специальное ПО, однако малому бизнесу это совершенно ни к чему. Вся работа с финансовой информацией осуществляется все в том же Access, часто в его связке с Outlook.

По мере роста компании можно будет приобретать более сложное целевое ПО, но и в этом случае преимущество Access остается неоспоримым, поскольку большинство этих программ отлично взаимодействует с экспортируемыми из Access документами, что очень облегчает миграцию данных.

Мониторинг продаж

Одной из самых интересных, но редко используемых возможностей Access, является функция отслеживания продаж и маркетингового мониторинга. Поскольку вся необходимая информация о клиентах уже присутствует в базе данных, нет ничего проще, чем с помощью Access разослать заинтересованной целевой аудитории рекламные материалы, торговые и специальные предложения, то есть провести полноценную маркетинговую кампанию.

Мониторинг инвентаря и складской продукции

Подобно мониторингу продаж, мониторинг инвентаря, ресурсов и складских запасов является критическим для любого бизнеса. Это особенно важно для производителей, продукция которых состоит из множества компонентов, – например, фармацевтических компаний.

Access значительно облегчает решение подобного рода задач, поскольку вся необходимая информация хранится теперь в едином хранилище данных, которое одновременно служит как центром управления данными, так и центром принятия маркетинговых решений.

Аналитика и создание отчетов

Возможно, самым замечательным функциональным свойством Access является его способность генерировать отчеты и строить графики. Такая особенность Access, особенно в комбинации с запросами, чрезвычайно востребована малым бизнесом, поскольку обеспечивает полный контроль над выводом данных.

Но еще важнее то, что Access тесно интегрирован с другими продуктами Microsoft. Отчеты можно просматривать в Word, функция mail merge которого позволяет на их основе составлять письма и сразу же рассылать их через Outlook.

Также данные можно экспортировать для более углубленного анализа в Excel, а затем отправить в PowerPoint для создания презентации.

Возможно, именно такая тесная интеграция с другими продуктами Microsoft Office и является самой существенной причиной использования Access в качестве центра концентрации всей бизнес-информации компании.